Hiểu về quản lý thời gian

Trong seri này chúng ta sẽ đi sâu vào bản chất của thời gian và cách nhận thức của chúng ta về nhó định hình.

Trước tiên, hãy hiểu rằng thời gian không phải là một thứ hàng hóa vô hạn. Tất cả chúng ta đều có 24 giờ như nhau trong một ngày. Đây là nguồn tài nguyên hữu hạn và cách chúng ta lựa chọn sử dụng nó sẽ quyết định chất lượng cuộc sống của chúng ta. Hãy nghĩ về nó như một loại tiền tệ quý giá, một khi đã chi tiêu thì không còn nữa.

Bây giờ hay xem xét khía cạnh tâm lý của thời gian. Có bao giờ bạn nhận thấy thời gian trôi nhanh như thế nào khi bạn đang làm một việc gì đó thú vị, nhưng nó lại kéo dài không? Khi bạn đang làm một việc gì đó nhàm chán chẳng hạn. Khi đó nhận thức của chúng ta về thời gian là chủ quan và bị ảnh hưởng bởi trải nghiệm cảm xúc.

Để minh họa cho điều này, tôi xin chia sẻ một ví dụ nhanh. Hãy nghĩ về thời điểm mà bạn háo hức chờ đợi một điều gì đó, có thể là một kỳ nghỉ hoặc một sự kiện. Sự mong đợi thường khiến thời gian trôi chậm lại. Mặt khác, khi bạn hoàn toàn đắm chìm vào một hoạt động hấp dẫn, thời gian dường như trôi qua mà bạn không hề hay biết.

Hãy thử làm một bài tập thực hành sau để bạn suy ngẫm về nhận thức thời gian

Đặt mục tiêu SMART

Đây làm bước đột phá trong quản lý thời gian hiệu quả. Hãy xem tôi phân tích nó như nào:

Nếu bạn học quản học trị đại cương rồi thì chắc bạn sẽ còn nhớ mang máng là quản trị thì mục tiêu phải Smart. Đúng thế mục tiêu của bạn phải rõ ràng và không mơ hồ. (đi phỏng vấn cũng có cái này nha. Tôi bị rồi nên share với các đại ka :)

Đọc nhiều sách hơn có thể đạt được mục tiêu đọc một cuốn sách mỗi tháng. Mặc dù mơ ước lớn là điều tuyệt vời, nhưng hãy đảm bảo mục tiêu của bạn là thực tế.

Chạy marathon vào tháng tới có thể là điều không thể đối với một người chưa từng chạy trước đây.

Mục tiêu có liên quan phải phù hợp với mục tiêu chung của bạn.

Nếu mục tiêu của bạn là phát triển sự nghiệp, một mục tiêu như hoàn thành chứng chỉ có liên quan sẽ phù hợp hơn là học

Đặt ra thời hạn cụ thể cho mục tiêu của bạn.

Bắt đầu một blog chẳng hạn. Sau 7749 cái blog thì tôi cho khai sinh ra cái blog này

Đặt mục tiêu rõ ràng góp phần quản lý thời gian hiệu quả như thế nào.

Bây giờ, chúng ta hãy nói về lý do tại sao việc đặt mục tiêu rõ ràng lại quan trọng đối với việc quản lý thời gian.

Khi mục tiêu của bạn được xác định rõ ràng, bạn sẽ có lộ trình. Giống như việc có một điểm đến trên bản đồ vậy. Bạn biết mình phải đi đâu, làm gì giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho chuyến đi hơn.

Hãy tưởng tượng bạn có một dự án phải hoàn thành trong một tháng và nó bao gồm nhiều nhiệm vụ. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, bạn có thể thấy mình đang nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, lãng phí thời gian quý báu.

Tuy nhiên, nếu bạn đặt mục tiêu thông minh cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ có một kế hoạch có cấu trúc, tận dụng tối đa thời gian và công sức của bạn.

Ba cách quản lý thời gian giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

Một mục tiêu thông minh có thể là giảm 50% thời gian dành cho phương tiện truyền thông xã hội trong tháng tới bằng cách thiết lập hàng ngày giới hạn thời gian.

Đặt mục tiêu thông minh không chỉ là một khái niệm lý thuyết, mà còn là một công cụ thực tế có thể biến đổi bạn biến khát vọng thành những cột mốc có thể đạt được.

Hãy dành chút thời gian để suy nghĩ về mục tiêu mà bạn đang ấp ủ và chúng ta hãy cùng nhau biến nó thành hiện thực.

Kĩ thuật ưu tiên

Tại đây hãy cùng khám phá lý do tại sao việc ưu tiên nhiệm vụ lại quan trọng đến vậy. Nhìn xem, tưởng tượng bản có một danh sách 1 đống việc phải làm (như tôi là note cả trăm cái task lên notion và không có cái thuật toán nào để chọn task nào làm trước - trông nản vl)

Rất choáng ngợp phải không? Đó chính là cái lúc mà việc ưu tiêu phát huy tác dụng. Không chỉ làm mà còn phải làm đúng thời điểm. Việc ưu tiên sẽ giúp bạn tập trung năng lượng vào những việc quan trọng nhất.

Có cái này có lẽ các bayyy đã nghe qua rồi: Ma trận Eisenhower (ma trận cấp bách quan trọng, khẩn cấp, ưu tiên - học quản trị rồi mà quên thì thôi :)) ). Đây nếu quên rồi thì để tôi nhắc lại cho nghe.

Hòm hòm thì cái ma trận đấy nó trông như nài:

Khái niệm này được cho là của Tổng thống Dwight D Eisenhower, phân loại các nhiệm vụ thành bốn phần tư.

Khẩn cấp và quan trọng.

Đây là những nhiệm vụ đòi hỏi phải được giải quyết ngay lập tức.

Nghĩ đến thời hạn, khủng hoảng và các vấn đề cấp bách.

Hai việc quan trọng nhưng không cấp bách.

Đây là những nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu dài hạn nhưng không có thời hạn ngay lập tức.

Ví dụ bao gồm ba bước lập kế hoạch chiến lược và phát triển kỹ năng.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng.

Những nhiệm vụ này có vẻ cấp bách, nhưng chúng không đóng góp đáng kể vào mục tiêu dài hạn của bạn.

Chúng thường gây ra sự gián đoạn và mất tập trung vì những việc không khẩn cấp và không quan trọng.

Đây là những nhiệm vụ không đóng góp vào mục tiêu dài hạn của bạn và cũng không đòi hỏi phải thực hiện ngay lập tức.

Hãy giảm thiểu hoặc loại bỏ những điều này bất cứ khi nào có thể.

Hậu quả của việc ưu tiên kém.

Tôi xin chia sẻ một câu chuyện nêu bật hậu quả của việc ưu tiên kém. Một đồng nghiệp đã từng thấy mình liên tục bị choáng ngợp, luôn làm những công việc có vẻ cấp bách nhưng không đóng góp vào mục tiêu của đội. Điểm then chốt xảy ra khi một dự án quan trọng bị ảnh hưởng vì họ tập trung vào những vấn đề ít quan trọng hơn.

Bài học rút ra rất rõ ràng nếu không có sự ưu tiên hiệu quả, ngay cả những cá nhân có năng lực nhất cũng không thể thấy mình bị sa lầy vào những nhiệm vụ không quan trọng, cản trở thành công chung.

Ma trận Eisenhower là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ có thể thay đổi cách bạn tiếp cận lập danh sách.

Vấn đề là phải phân biệt được điều gì thực sự quan trọng và điều gì chỉ mang tính cấp bách.

Block time - Làm chủ thời gian của bạn

Khối thời gian là một phương pháp quản lý thời gian chủ động, trong đó bạn chia ngày của mình thành các khối thời gian dành riêng vào các nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể. Lợi ích rất là lớn đó nha. Notion và Trelo là những cái tools điển hình nhất.

Hãy kiểm soát lịch trình của bản thân đừng để nó kiểm soát ngược lại. Để đơn giải hơn thì hỡi các cái đầu óc đang đọc hãy hình dung đi. Tưởng tượng một ngày của mi giống như một câu đố. Khối thời gian như việc sắp xếp các mảnh ghép một cách chiến lược, đảm bảo nó khớp khít. Khi làm như này giúp mi chủ động hơn về thời gian của mình, thúc đẩy năng suất và giảm căng thẳng (Đừng như tôi xếp xong khéo còn streess hơn :> )

Các bước để có một block time hoàn hảo:

Xác định những ưu tiên của bạn.
Bắt đầu bằng cách liệt kê những nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất của bạn. Đây có thể là các dự án liên quan đến công việc, mục tiêu cá nhân hoặc thậm chí là các thói quen tự chăm sóc để phân bổ cụ thể các khung thời gian.
Phân bổ thời gian cụ thể cho từng mức độ ưu tiên.

Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trên một dự án, hãy phân bổ một khối thời gian để làm việc chuyên sâu mà không bị phân tâm.

Hãy thực tế.

Mặc dù tham vọng là điều cần thiết, nhưng tính thực tế cũng quan trọng không kém. Đừng làm quá tải lịch trình của bạn. Chừa thời gian cho những nhiệm vụ bất ngờ hoặc nghỉ ngơi để bảo vệ khoảng thời gian của bạn. Hãy coi khoảng thời gian của bạn như những cuộc hẹn thiêng liêng.

Giảm thiểu sự mất tập trung, tắt các thông báo không cần thiết và truyền đạt thời gian tập trung của bạn cho những người đó xung quanh bạn.

Xem xét và điều chỉnh thường xuyên.
Đánh giá cách bạn đang sử dụng thời gian của mình.
Điều chỉnh các khối thời gian dựa trên những gì đang hiệu quả và những gì cần cải thiện.

Nghiên cứu điển hình về sức mạnh biến đổi của việc chặn thời gian.

Tôi xin chia sẻ một nghiên cứu điển hình hấp dẫn minh họa cách phân chia thời gian đã biến đổi năng suất làm việc của một người như thế nào.

Gặp Sarah, một chuyên gia tiếp thị đang phải xoay xở với nhiều dự án và vật lộn với cảm giác choáng ngợp, cô ấy quyết định thử phương pháp chặn thời gian. Sarah đã xác định được các ưu tiên của mình, phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho công việc tập trung, giao tiếp và thậm chí là chăm sóc bản thân. Kết quả thật đáng kinh ngạc.

Sarah thấy mình hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn, ít căng thẳng hơn và có cuộc sống lành mạnh hơn cân bằng cuộc sống công việc. Hành động đơn giản là sắp xếp ngày của mình thông qua việc chặn thời gian đã có tác động sâu sắc đến sức khỏe tổng thể của cô ấy và năng suất.

Câu chuyện của Sarah chỉ là một ví dụ cho thấy việc chặn thời gian có thể thay đổi cuộc chơi như thế nào. Vấn đề không phải là làm nhiều hơn mà là làm đúng việc vào đúng thời điểm.

Vượt qua sự trì hoãn (Overcomming Procrastination)

Lần này chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về một thử thách phổ biến mà thi thoảng ta lại gặp (người quen). Tìm hiểu các chiến lược để khắc phục – TRÌ HOÃN và tôi sẽ chia sẻ câu chuyện cá nhân về việc chiến thắng sự trì hoãn.

Hiểu được nguyên nhân gốc rễ của sự trì hoãn.

Sự trì hoãn là một hiện tượng phức tạp bắt nguồn từ nhiều yếu tố tâm lý và cảm xúc.

Chúng ta hãy cùng khám phá một số nguyên nhân gốc rễ phổ biến.

Nỗi sợ thất bại.

Một trong những lý do chính khiến chúng ta trì hoãn là nỗi sợ không đạt được kỳ vọng.

Sự lo lắng về thất bại có thể làm chúng ta tê liệt, dẫn đến việc trốn tránh.

Hai. Thiếu sự rõ ràng khi một nhiệm vụ có vẻ quá sức hoặc không rõ ràng, bạn sẽ dễ trì hoãn nó hơn.

Sự không chắc chắn về việc nên bắt đầu từ đâu hoặc tiến hành như thế nào có thể cản trở tiến độ.

Ba. Chủ nghĩa hoàn hảo.

Phấn đấu đạt đến sự hoàn hảo có thể là con dao hai lưỡi.

Mặc dù nó khuyến khích các tiêu chuẩn cao nhưng cũng có thể dẫn đến tình trạng tê liệt.

Nếu chúng ta sợ không đáp ứng được những kỳ vọng cao cả đó vì thiếu động lực, nhiệm vụ có thể trở nên kém hấp dẫn hơn.

nếu nó thiếu ý nghĩa cá nhân hoặc nếu chúng ta không bị thúc đẩy bởi kết quả của nó.

Vậy bí kíp ở đây là gì?

Chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn.

Thay vì xem một dự án là một tổng thể quá lớn, hãy chia nó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Giải quyết từng bước một sẽ dễ dàng hơn.

Đặt ra mục tiêu thực tế.

Đặt ra những mục tiêu khả thi và thực tế.

Điều này giúp tránh được áp lực tê liệt của những kỳ vọng không thực tế.

Tạo một lịch trình có cấu trúc.

Như chúng ta đã thảo luận trước, việc chặn thời gian có thể giúp tạo cấu trúc cho một ngày của bạn.

Biết khi nào bạn sẽ làm những nhiệm vụ cụ thể có thể giảm thiểu sự trì hoãn.

Sử dụng kỹ thuật Pomodoro.

Điều này liên quan đến việc chia nhỏ công việc của bạn thành các khoảng thời gian, theo truyền thống là 25 phút, được phân tách bằng

những kỳ nghỉ ngắn.

Nó tận dụng nguyên tắc tâm lý cho rằng thời hạn có thể cải thiện sự tập trung.

Giải quyết nỗi sợ thất bại.

Hiểu rằng thất bại là một phần của quá trình học tập.

Hãy coi sai lầm là cơ hội để trưởng thành thay vì coi chúng là trở ngại.

Task Management - quản lý công việc hiệu quả

Dùng các công cụ tôi đã nhắc đến ở trên như notion, trelo để sắp xếp công việc cho phù hợp. Còn nếu ko biết làm thế nào để tạo tài khoản pro thì hãy tham khảo các trick lỏ trên VOZ hoặc cộng đồng nha.

Task Management in daily life

Sau khi đọc xong cái này bạn sẽ biết cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, khám phá các mẹo để tạo thói quen hằng ngày giúp tối đa hóa năng suất và đi sâu vào thế giới thực

Thầy Lê Quang Thủy - cựu trưởng viện toán ứng dụng - từng dạy tôi toán kte cho hay: Trong cuộc sống để đạt được đến cái điểm tối ưu nó vô cùng khó thậm chí là không thế. Chúng ta chỉ có thể đạt được cái gần nhất thôi và coi đó là tối ưu. Trong toán kinh tế còn phải áp dụng các thuật toán, các vòng lặp tính toán mệt oải (chưa kể tính sai) để tìm được tối ưu trong kinh tế. Thì trong cuộc sống của mình cũng phải thế cũng phải có những thuật toán để tối ưu, cân bằng. Nói chung là được thì đợc cơ mà khó v ò.

Hãy thừa nhận rằng việc đạt được sự cân bằng hoàn hảo là một quá trình liên tục. Mục tiêu là tạo sự hài hòa giữa cam kết nghề nghiệp và cá nhân của bạn.

Mẹo để tạo thói quen hàng ngày.

Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số mẹo thực tế để tạo ra thói quen hàng ngày giúp tối đa hóa năng suất và sự hài lòng một.

Đặt ra ranh giới rõ ràng.

Xác định thời gian cụ thể cho công việc và hoạt động cá nhân. Khi làm việc, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc và dành thời gian cho bản thân. Cam kết luôn hiện diện trọn vẹn với người thân yêu hoặc chính bạn.

Ưu tiên việc chăm sóc bản thân.

Lên lịch thời gian cho các hoạt động tự chăm sóc, có thể là tập thể dục, thiền định hoặc chỉ đơn giản là tận hưởng một ngày vui vẻ cuốn sách, nuôi dưỡng sức khỏe là điều cần thiết để duy trì năng suất.

Học cách nói không.

Điều quan trọng là phải nhận ra giới hạn của mình và không nên cam kết quá mức một cách lịch sự. Việc từ chối những nhiệm vụ hoặc cam kết không cần thiết có thể giúp bạn có thêm thời gian cho những việc thực sự quan trọng. Hãy cùng giải quyết một số thách thức thường gặp của mọi người khi quản lý thời gian và cách giải quyết chúng.

Trách nhiệm chồng chéo khi công việc và nhiệm vụ cá nhân chồng chéo, điều quan trọng là phải thiết lập rõ ràng ranh giới.

Hãy giao tiếp với đồng nghiệp và gia đình để tránh căng thẳng không đáng có.

Hai sự trì hoãn Sự trì hoãn có thể là một trở ngại lớn.

Thực hiện các chiến lược được thảo luận trong video trước, chẳng hạn như chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn và sử dụng

Kỹ thuật Pomodoro.

Ba yếu tố công nghệ gây mất tập trung Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các thông báo liên tục có thể làm bạn mất tập trung. Đặt thời gian cụ thể để kiểm tra email và tin nhắn để tránh bị làm phiền liên tục.

Để đạt được thói quen hàng ngày cân bằng, bạn cần phải linh hoạt và thích nghi với những yêu cầu thay đổi của công việc và cuộc sống. Đó là hành trình tự khám phá và cải thiện liên tục.

Quản lý căng thẳng

Quản lý thời gian và căng thẳng có mối quan hệ phức tạp. H ta đi tìm hiểu cách đối phó nha:

Quản lý thời gian kém thường dẫn đến tình trạng mất tổ chức, bỏ lỡ thời hạn và cảm giác áp đảo sự hỗn loạn.

Khi áp lực tăng lên, căng thẳng trở thành hệ quả tự nhiên. Cơ chế ứng phó để giải quyết căng thẳng một.

Ưu tiên và đơn giản hóa.

Tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Ưu tiên nhiệm vụ.

Đơn giản hóa danh sách việc cần làm và tập trung hoàn thành các mục có mức độ ưu tiên cao trước.

Điều này làm giảm sự lộn xộn về mặt tinh thần góp phần gây ra căng thẳng.

Đừng ngần ngại phân công nhiệm vụ khi có thể.

Ngoài ra, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình.

Chia sẻ trách nhiệm có thể làm giảm gánh nặng và căng thẳng.

Vì.

Đặt ra mục tiêu thực tế.

Đảm bảo mục tiêu của bạn là thực tế và có thể đạt được.

Những kỳ vọng không thực tế góp phần gây ra căng thẳng.

Chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để tránh cảm thấy choáng ngợp.

Lời kết

Khi kết thúc loạt bài này, hãy nhớ rằng việc quản lý thời gian thành thạo là một hành trình chứ không phải là đích đến. Vấn đề là phải liên tục cải tiến và tìm ra sự cân bằng phù hợp với bạn. Hãy nhớ rằng quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng phát triển qua quá trình thực hành.

Cảm ơn bạn đã cùng chúng tôi tham gia hành trình làm chủ kỹ năng quản lý thời gian.

Bây giờ hãy ra ngoài, lập kế hoạch và tận dụng từng khoảnh khắc.